BIROUL DE PRESA. Ce este un Birou de presa? E bine sa reamintim. Si lor, si noua! Poate afla si cine trebuie!

BIROUL DE PRESA

1. Biroul de presa reprezinta elementul de legatura dintre organizatii, presa si publicul larg, fapt datorat activitatilor intreprinse de acesta, si anume: cautarea si selectarea informatiilor din interiorul organizatiei, pentru a putea crea si reactualiza documente de baza referitoare la aceasta; intocmirea zilnica a revistei presei; raspunsul la intrebarile jurnalistilor; alcatuirea, pe baza revistei presei, a dosarelor de documentare pe domeniile de interes ale organizatiei; crearea relatiilor personalizate cu reprezentantii mass media; organizarea manifestarilor pentru presa (conferinte de presa, vizite si voiaje de presa, mese rotunde, dezbateri si seminarii, simpozioane); realizarea unei baze de date exclusiv cu date referitoare la partenerii de presa. In cadrul unei structuri de relatii publice, biroul de presa reprezinta atat "releul" dintre organizatie si mass media, cat si "megafonul" organizatiei. De aceea, presa constituie unul dintre canalele de comunicare ce raspunde necesitatii vitale de informare a opiniei publice. Degeaba castigi un razboi, daca n-are cine sa anunte victoria.

2. Misiunea biroului de presa. Sarcina principala a biroului de presa dintr-o organizatie este sa stabileasca si sa mentina bune relatii de comunicare intre organizatia respectiva si mass media, de aceea se subordoneaza direct conducerii organizatiei. Astfel, membrii biroului de presa trebuie sa fie la curent cu tot ce se intampla in cadrul organizatiei, pentru a putea reactiona rapid si corect in cazul in care li se solicita anumite informatii. Pentru o mai buna coordonare a activitatilor in cadrul acestui departament, SE CERE ca seful biroului de presa:
sa stie tot ceea ce se intampla in organizatie, pentru a putea reactiona rapid si bine daca presa ii solicita informatii referitoare la anumite probleme ce privesc organizatia respectiva; sa poata urmari si prevedea evolutia evenimentelor majore, in special cele care ar putea degenera in criza; sa cunoasca deciziile conducerii si sa asigure transmiterea lor catre angajati in mod corespunzator; sa asigure fluxul informational; sa poata coopera, in caz de nevoie, cu personalul din toate departamentele organizatiei; sa evite dependenta celor care lucreaza in biroul de presa de serviciile de publicitate sau de marketing; sa detina o pozitie ierarhica importanta in organizatie, tocmai pentru a nu putea fi impiedicat in activitatea pe care o desfasoara de diferitele persoane din conducere de pe esaloanele intermediare.

3. Rolul biroului de presa. Rolul biroului de presa reiese din cele doua obiective majore: Sa informeze organizatia despre ceea ce se afirma in presa in legatura cu activitatile organizatiei respective sau cu alte aspecte care ar putea influenta sau interesa organizatia. Sa stabileasca si sa intretina o legatura buna cu presa, aceasta activitate urmarind: difuzarea imaginii organizatiei in randul publicului sau tinta; satisfacerea nevoilor de informare a presei si a publicului; crearea unui climat de intelegere si colaborare intre organizatia respectiva si mass media.

4. Cine lucreaza intr-un birou de presa? Specialistii in relatii publice ocupa locul privilegiat intr-un birou de presa, deoarece detin tehnici de comunicare pe care ziaristii nu le cunosc decat in urma unor cursuri de specialitate. In Romania, lucreaza si fosti jurnalisti, avantajul constituindu-l cunoasterea comportamentului si a cerintelor ziaristilor. Cei care deja lucreaza intr-un birou de presa considera ca specialistii dintr-un astfel de departament trebuie sa fie absolventi ai unei facultati de comunicare - relatii publice sau jurnalism -, sa posede abilitatile unor buni comunicatori, sa cunoasca foarte bine mediul jurnalistic, conditiile de lucru din presa, cerintele si asteptarile ziaristilor. Stiati ca? In Romania si in intreaga lume exista tendinta de a angaja in cadrul biroului de presa mai ales jurnalisti, motivul fiind experienta bogata in scrierea textelor si cunoasterea buna a lumii presei.

Trebuie retinut faptul ca experienta nu este suficienta, ci trebuie urmate anumite cursuri de specialitate, pentru a intelege diferenta dintre relatiile publice si jurnalism, dar si pentru a asimila tehnicile viitoarei activitati din cadrul biroului de presa. NU UITATI ca, pentru a fi un model al reprezentantului biroului de presa si, implicit, un bun comunicator, trebuie: sa fiti rapid in gandire si in luarea deciziilor; sa fiti sociabil, pentru a stabili usor contactele umane; sa fiti un bun organizator; sa aveti spirit de echipa -; munca de unul singur nu da niciodata rezultatele muncii in echipa; sa aveti rabdare cu cei din jur, simtul umorului, memorie buna; sa aveti imaginatie, pentru a putea rezolva situatiile imprevizibile; sa aveti capacitate de analiza si sinteza; sa fiti onest, obiectiv si corect; sa aveti abilitati de comunicare orala si scrisa; sa aveti capacitatea de a lucra in conditii de stres; sa folositi un limbaj simplu si clar in transmiterea mesajelor (Fiti concis!); sa aveti o cultura generala solida -; cunoasterea a minimum doua limbi straine este obligatorie; sa fiti disponibil la orice ora;

Responsabilitatile membrilor biroului de presa sunt multe, iar complexitatea acestora ingreuneaza situatia persoanelor care nu au experienta si studii de specialitate in asumarea rapida si corecta a sarcinilor si activitatilor. Asadar, aceste responsabilitati ale membrilor biroului de presa deriva din obiectivele generale pe care si le propune un birou de presa: SARCINA. ACTIVITATE:

Informarea corecta a publicului despre activitatile intreprinse si a oamenilor din organizatie; cercetarea vietii organizatiei, culegerea, verificarea si selectarea permanenta a informatiilor de interes pentru publicul tinta si mass media, evaluarea corecta a nevoii de informare a publicului. Cresterea prestigiului, conceperea si organizarea, propunerea de obiective specifice conducerii si programe de activitati cu presa. Informarea corecta, zilnic: trebuie facuta imaginea organizatiei in exterior, iar revista presei, pentru informarea corecta a conducerii organizatiei. Satisfacerea cererilor formarea si jurnalistilor reactualizarea permanenta a bazei de date referitoare la viata si activitatile organizatiei.  Alegerea, redactarea si cunoasterea, trimiterea informatiilor catre mass media; cunoasterea exigentelor si asteptarilor fiecarui jurnalist cu care colaboreaza.
Atingerea obiectivelor de realizare a comunicarii si stabilirea relatiilor de colaborare; intocmirea documentelor de informare (dosare, comunicate, buletine) si organizarea manifestarilor destinate presei (conferinte de presa, vizite, seminarii, voiaje). Asigurarea bunei informari asupra comunicarii; efectuarea unei activitati de consiliere a liderilor organizatiei in legatura cu strategiile de comunicare cu presa in anumite situatii.

Atentie! Nu protestati daca nu va sunt publicate comunicatele! Nu asaltati presa cu comunicate! Nu cereti ca intrebarile unui interviu sa va fie date cu mult timp inainte! Nu cereti jurnalistilor sa va dea articolul pentru a-l citi si nu faceti modificari inainte de publicare! Nu invitati doar jurnalistii care va sunt simpatici! Nu reproduceti sistematic istoria organizatiei la inceputul fiecarei conferinte de presa! Nu va convingeti sefii ca presa este fie incompetenta, fie ostila! Nu adoptati un limbaj tehnic! Nu fiti in afara stirilor din ziare, de la televiziune sau radio! Nu folositi dreptul la replica drept un mijloc de a critica presa!

5. Activitatile unui birou de presa. Avand in vedere multitudinea responsabilitatilor ce cad pe umerii membrilor biroului de presa, acestia trebuie sa indeplineasca un set de activitati complexe. In mod obisnuit, aceste activitati sunt:
a) cautarea si selectarea informatiilor din interiorul organizatiei, pentru a putea crea si reactualiza documente de baza referitoare la aceasta: - trebuie sa se realizeze o banca de date a institutiei, care sa cuprinda date despre produsele sau serviciile oferite, fotografii si biografii ale membrilor din conducerea organizatiei; aceasta trebuie actualizata permanent, pentru a se putea lucra pe baza acesteia. - cea mai eficienta metoda de a obtine informatii este sa explicati tuturor persoanelor care ar putea detine informatii care este scopul biroului de presa, metodele sale de lucru, rezultatele care ar putea fi obtinute difuzand in mod regulat informatia catre presa; informatiile pot fi culese si din exteriorul organizatiei.

b) revista presei - Consta in urmarirea zilnica a presei scrise si audio-vizuale si culegerea informatiilor pe care le ofera; sunt urmarite informatii referitoare la organizatie, la actiunile si evenimentele in care aceasta este implicata si despre mediul de interes al acesteia. - Trebuie facuta permanent, astfel se poate urmari imaginea organizatiei reflectata in presa si se poate reactiona in timp util: informatiile produse in mod constant stimuleaza conducerea in luarea unor decizii privind organizatia. - Trebuie sa ajunga in fiecare dimineata pe biroul directorului, ministrului, inainte de inceperea programului, pentru ca acesta sa-si poata orienta deciziile. In cadrul biroului de presa al APAPS (Autoritatea pentru Privatizare si Administratia Participatiilor Statului), doua sunt activitatile importante: revista presei si sinteza presei.

 ** Revista presei, intitulata sugestiv "La prima ora", consta in activitatea de: 1. analiza a monitorizarilor primite de la Mediafax; 2. selectare a stirilor referitoare la APAPS (societati comerciale in proprietatea sau privatizate de APAPS, fosta si actuala conducere, informatii de la Guvern privind APAPS); 3. aranjare a stirilor in ordinea prioritatilor (stiri despre ministrul APAPS, societati comerciale, rubrica FPS, stiri diverse); 4. multiplicare si distributie a revistei presei.

** A doua activitate importanta o constituie sinteza presei: 1. analiza de imagine asupra informatiilor din presa; 2. sintetizarea informatiilor; 3. rezultatul: imaginea presei despre ......

In functie de marimea si obiectivele organizatiei, de obiectivele asumate sau resursele de care dispune, revista presei ia diverse forme:
TIPUL, MODALITATEA DE REALIZARE :
1. revista presei realizata prin fotocopiere - cea mai des intalnita forma, deoarece este usor de realizat si ofera o informatie completa: se fotocopiaza articolele importante.
2. revista presei realizata prin sinteza datelor - consta in analiza, selectia si redactarea rezumatelor articolelor; selectarea informatiilor trebuie sa fie obiectiva, deoarece conducerea este interesata de pozitia presei, nu de a celui care redacteaza revista presei.
3. revista mixta a presei - fotocopierea celor mai importante articole, la care sunt adaugate scurte comentarii referitoare la celelalte materiale aparute in presa;
4. revista presei realizata prin montaj - lipirea mai multor taieturi din diversele articole si reproducerea prin fotocopiere sau tiparire offset (cand e vorba de mai multe exemplare).

5. In activitatea zilnica a biroului de presa, mai intra: c) raspunsul la intrebarile ziaristilor - membrii biroului de presa trebuie sa aiba la dispozitie informatiile pe care ziaristii le solicita pentru a realiza o comunicare eficienta; - biroul de presa trebuie sa se afle permanent in legatura cu conducerea organizatiei, deoarece unele informatii nu pot fi facute publice; - in cadrul acestei activitati intra si invitatiile telefonice ale ziaristilor la evenimentele organizate de institutia respectiva. d) alcatuirea, pe baza revistei presei, a dosarelor de documentare pe domeniile de interes ale organizatiei - acestea servesc atat pentru informarea suplimentara a membrilor din conducerea organizatiei, cat si pentru redactarea ulterioara a unor materiale destinate presei. e) realizarea de contacte individuale cu jurnalistii - in promovarea imaginii organizatiei, biroul de presa trebuie sa mentina mereu interesul presei fata de organizatia respectiva; - membrii biroului de presa trebuie sa creeze relatii cu reprezentantii presei: partenerul lor este un anumit jurnalist, nu organul de presa; - o relatie buna cu ziaristii presupune capacitatea de a oferi informatii complete, adevarate, in timp scurt si intr-o forma adecvata atat stilului jurnalistic, cat si trasaturilor specifice fiecarui canal de comunicare. f) organizarea manifestarilor pentru presa - materiale destinate presei: comunicate de presa, dosare de presa sau buletine informative; - manifestari pentru presa: conferinte de presa, vizite, voiaje, dezbateri, seminarii, simpozioane, mese rotunde; - informatiile transmise presei: trebuie sa fie prezentate adecvat; trebuie sa fie legate de context; trebuie sa fie redactate in stil jurnalistic si adaptate tipului de presa caruia ii este destinat; g) realizarea unei baze de date exclusiv cu date despre partenerii de presa, care sa cuprinda: - titlul publicatiei sau numele institutiei de presa; - tipul (dupa frecventa de aparitie si zona de acoperire); - numere de telefon si fax; - e-mail, pagina web; - tirajul, distributia; - orientarea; - resursele materiale (sponsorizari, finantari); - termenul de inchidere al editiei; - ora pana la care se pot trimite materiale pentru publicare; - numele persoanelor din conducere si coordonatele acestora; - reporterul acreditat pe organizatia respectiva.

 6. Cum organizam un birou de presa? Daca o organizatie se decide sa isi infiinteze un birou de presa, trebuie sa tina cont de locul unde va fi amplasat biroul de presa (unde?), dotarea (cu ce?), numarul de membri si functiile acestora (cu cine?). Unde? -; un birou de presa trebuie sa se afle in incinta organizatiei, sa fie situat in apropierea sediului conducerii si sa aiba acces la birourile liderilor. Biroul de presa este cel mai important loc din cadrul organizatiei, unde jurnalistii au acces permanent. De aceea, cu cat va arata mai bine, cu atat imaginea organizatiei va fi mai buna. Cu ce? -; pentru a putea lucra in conditii bune, un birou de presa trebuie sa aiba la dispozitie un echipament constand in: calculator cu imprimanta; telefon cu fax, dotat cu numar direct, telefon pentru comunicarea interna; copiator; televizor, aparat video, aparat foto, camera video. Cu cine? -; numarul de membri variaza in functie de marimea organizatiei; sarcinile trebuie repartizate in functie de specializarea fiecarui membru, desi intotdeauna se munceste in echipa. Cel mai mic birou de presa, poate fi format dintr-un specialist in comunicarea cu presa si o secretara; celelalte activitati sunt preluate de specialistul in relatii publice.

Stiati ca? ... Structura de Informare si Relatii Publice in Armata Slovaca s - a infiintat la 1 ianuarie 1993, in urma separarii de Republica Ceha. Astfel, in Armata Slovaciei a aparut o noua structura: Sectia de Afaceri si Relatii Publice, cu un efectiv de 50 oameni. In cadrul acestei sectii, exista un birou (un fel de agentie de presa a armatei) condus de un civil, iar activitatile sunt specifice unei agentii de presa: - revista presei -; apare zilnic si este distribuita M.Ap.N. si altor 40 de abonati. - buletinul informativ saptamanal pentru militarii slovaci de peste hotare. Exista si Redactia cu scop determinat, care editeaza brosuri si materiale didactice pentru soldati.

Daca tot ne citesc, macar sa ia aminte!

Pacat ca la noi, in Romania,

exista un DISPRET suveran al Birourilor de Presa, al Purtatorilor de cuvant fata de informatiile, intrebarile aparute in mass-media!

Acesti functionari publici, trebuie sa stie ca si fata de noi, publicul, au OBLIGATII.

Asta ne spune multe! Nivel de cultura, civilizatie, pregatire profesionala!

Admin